¿Qué es una RFP? Conoce su significado, usos y ejemplos (2023)

¿Te han encargado la tarea de crear una solicitud de propuesta, o una RFP?

Ya sea que no tengas ni idea de lo que es o que no hayas escrito una en mucho tiempo, esta guía te será de gran utilidad. Para comenzar, veamos qué es lo que significan estas siglas:

¿Qué es una RFP? Conoce su significado, usos y ejemplos (1)

¿Cuál es el significado de RFP?

Las empresas pueden emitir una RFP, o una solicitud de propuesta, (Request For Proposal, por sus siglas en inglés) cuando han abierto una convocatoria para trabajar con un vendedor o proveedor de servicios. En este documento se describen los detalles del proyecto, tales como: el alcance y el precio, y se pide a los posibles proveedores que presenten una oferta por ese trabajo. Así, podrán comparar varias propuestas para determinar la mejor opción.

Cuando tu empresa tiene un proyecto nuevo (a menudo grande), o uno más complejo que requiere un tercerización, una RFP puede ayudarte a hacer el trabajo bien a la primera.

El documento RFP se convierte en una forma de descubrir rápidamente los puntos fuertes y débiles de los posibles proveedores en relación con tu proyecto sin tener que dedicar demasiado tiempo a buscarlos tú mismo.

Las RFP también pueden darte un vistazo a diferentes estrategias que quizás no hayas considerado, ya que cada proveedor incluirá su propio plan de acción junto con su oferta. Así conseguirás esta información antes de tener que comprometerte con un proveedor.

¿Qué significa RFP en marketing?

En marketing, una RFP se utiliza a menudo para subcontratar cualquier actividad de marketing que pueda ayudar a tu marca a aumentar su alcance. Estas actividades incluyen cualquier elemento de marketing que no puedas hacer internamente.

Por ejemplo, si trabajas en una empresa pequeña, podrías crear una RFP para encontrar una empresa de comunicaciones y marketing para crear un plan de mercadeo integrado para tu negocio. Si este es el caso, en la RFP se indicaría que se busca una empresa que ayude a «aumentar la presencia en el SEO» y «atraer seguidores en las redes sociales», etc.

Por otro lado, si trabajas para una agencia de marketing, deberás estar atento a las solicitudes de propuestas en tu área relacionadas con los servicios que ofreces. Por ejemplo, si trabajas para una empresa de diseño web, querrás buscar empresas que hayan creado una RFP y busquen servicios web.

¿Qué significa RFP para ventas?

En ventas, una RFP suele crearse cuando una empresa quiere adquirir un producto o servicio para satisfacer sus necesidades. Por ejemplo, si estás buscando un nuevo software de CRM, tu empresa puede publicar una RFP que describa lo que estás buscando y lo que esperas conseguir con el nuevo programa.

(Video) RFI, RFQ, RFP o la METODOLOGÍA DE LAS 3R's

Por esta razón, las RFP pueden desempeñar un papel fundamental en el ciclo de ventas de las empresas, ya que las que emiten las RFP suelen buscar otras que puedan proporcionarles soporte de TI, seguridad, incorporación y formación, entre otros servicios adicionales.

Para cerrar estas grandes cuentas, es vital que tu equipo de ventas esté preparado con un proceso de respuesta a las RFP, y que sean capaces de responder eficazmente a estas en el tiempo previsto.

Explicación del proceso de solicitud de propuestas

Antes de que los posibles licitadores puedan presentar sus propuestas, la empresa que solicita el trabajo debe redactar una RFP (te mostraremos cómo hacerlo más adelante), pues esto permite a los posibles contratistas hacerse una mejor idea de lo que busca dicha organización.

Si tu empresa redacta y envía una RFP, los contratistas o proveedores pueden revisar y presentar sus mejores ofertas para competir por el trabajo. En estas propuestas, los proveedores suelen incluir los siguientes elementos:

  • Un plan de acción sobre cómo van a resolver el problema
  • Un calendario de lo que pueden esperar
  • Cualquier información de fondo necesaria
  • Cuánto esperan que cueste el proyecto completo

Ocasionalmente los licitadores pueden volver y decir que hay que ajustar componentes específicos de la RFP en función de su experiencia en el sector.

En ese caso, puedes revisar sus comentarios y crear una nueva RFP para adaptarla a los cambios, o puedes dejar la original tal como está y tenerlos en cuenta al considerar las demás ofertas presentadas. Una vez que recibas todas las propuestas, será fácil compararlas y determinar qué proveedor es el más adecuado para tu empresa.

De la lista de licitadores, lo ideal es reducirla a un puñado de tres, cinco o diez favoritos para tenerlos en cuenta, dependiendo de cuántos recibas o te interesen.

A partir de aquí, puedes dedicar tiempo a investigar más a los posibles proveedores para determinar quién es realmente el ideal para el trabajo. Algunas empresas pueden solicitar una oferta final más a sus proveedores finalistas después de haber iniciado este proceso de negociación para asegurarse de que no solo contratarán a la persona o empresa adecuada para el trabajo, sino también el precio correcto.

Aunque esto pueda parecer un paso extra, es uno que puede ahorrarte dinero, tiempo y dolores de cabeza en el futuro. Pero esto también nos lleva a una gran pregunta: ¿es en verdad necesario este proceso?, ¿no se podría dedicar tiempo a revisar dos o tres proveedores por cuenta propia?

Como verás a continuación, no hacerlo puede traerte problemas.

¿Por qué emitir una RFP?

Comparemos brevemente estos dos escenarios:

  • Opción #1: Dedicar tiempo a encontrar el proveedor perfecto por tu cuenta.
  • Opción #2: Utilizar una RFP para que los proveedores potenciales te busquen a ti.

Si eliges la primera opción, probablemente lo primero que harás será indagar con tus compañeros de trabajo, amigos y grupos de contactos para que te ayuden a solicitar referencias de empresas o personas que puedan servirte. O puedes realizar una búsqueda en Google para comprobar los principales proveedores de tu zona.

Después de revisar el sitio web de un posible candidato para el trabajo, deberás elaborar el mensaje perfecto para ponerte en contacto y saber si pueden ayudarte. Posteriormente, tendrás que explicar los detalles de tu proyecto y pedirles o no que presenten una propuesta antes de decidirte a elegirlos.

No es un proceso complicado, pero ¿hemos mencionado que tienes que repetirlo con cada proveedor prometedor que encuentres?

(Video) RFP vs RFQ vs RFI: What’s the Difference?

Imagínate el tiempo que te va a tomar.

Ahora, ¿qué pasaría si estos contratistas potenciales ya conocieran los detalles de tu proyecto y te escribieran su mejor plan de acción y una oferta formal para que la revises?

Así, en lugar de tener que explicar tus necesidades cada vez que hables con una persona nueva, simplemente lo esbozarías una vez y lo enviarías por muchos canales. Y para ahorrarte aún más tiempo, serían los contratistas potenciales —no tú— los que se pondrían en contacto contigo.

Una RFP también te permite conocer el verdadero plan de acción de cada proveedor, no el que te convence por teléfono o en persona. Dado que los posibles candidatos tienen que presentar una oferta formal, tendrán que dedicar tiempo a esbozar la solución y a trabajar realmente en el problema en cuestión. Y si no lo hacen, tienes una forma fácil de descartar a los proveedores menos aptos con bastante rapidez.

Pero, para llegar a este punto, no puedes cometer los siguientes errores.

Aspectos que deberías evitar con una RFP

Si quieres encontrar al proveedor adecuado, necesitas que tu RFP sea específica.

Hacer solo preguntas cuya respuesta sea «sí» o «no», no te llevará a ninguna parte. Por eso debes crear preguntas que requieran respuestas bien pensadas.

Intenta utilizar frases similares a estas:

  • «¿Puede compartir un ejemplo de cómo ha resuelto este problema o uno similar para otra empresa? ¿Se encontró con algún obstáculo imprevisto? ¿Qué haría igual o diferente esta vez?».
  • «Con el nuevo diseño propuesto, ¿cuánto tiempo tardaría una persona sin conocimientos de tecnología en digitar el nuevo formulario de registro? ¿Cuánto tiempo estima que podría ahorrar?».

Con estos consejos en mente, estás listo para redactar tu primera RFP.

Cómo redactar una RFP

Esta es la estructura básica de una solicitud de propuesta y lo que debes incluir en la tuya:

1. Resumen del proyecto

Antes de entrar en los detalles de tu empresa, debes hacer una breve introducción al proyecto que estás emprendiendo para que los proveedores sepan de inmediato si vale la pena pujar por él.

2. Antecedentes de tu empresa

No debe ser una historia larga sobre tu organización. Más bien, debe dar a los posibles contratistas una mejor idea de lo que hace tu empresa y cuál es tu mercado objetivo.

3. Los objetivos de tu proyecto

Identifica claramente lo que quieres conseguir con este proyecto y lo que consideras un «resultado esperado» para que todos estén de acuerdo.

4. Alcance del proyecto

Los detalles del proyecto son esenciales en una RFP. De la misma manera que no quieres utilizar preguntas vagas, un alcance poco claro tampoco te ayudará a encontrar al proveedor adecuado.

Dedica tiempo a detallar realmente el alcance de tu proyecto para que no haya sorpresas más adelante.

(Video) Check list para armar una RFP - Webinar

5. Calendario de entregas previsto

Aunque los plazos no estén ya pensados y exactos, deberías tener en mente un calendario de entregas. Es importante incluirlos en la RFP para que los posibles proveedores puedan evaluar adecuadamente si tienen los recursos para completar el trabajo a tiempo.

6. Posibles obstáculos

No escondas los problemas existentes o potenciales. Una RFP es explícita en cuanto a los problemas técnicos o los posibles obstáculos, por ejemplo: ¿se trata de una codificación personalizada o de mejorar una plataforma obsoleta?, ¿tu equipo tiene recursos limitados?

Al explicar estos aspectos por adelantado, los posibles proveedores sabrán exactamente a qué atenerse.

También deberás descartar naturalmente a los contratistas que no puedan realizar la tarea debido a esas limitaciones para, posteriormente, ponerte en contacto con las empresas que saben cómo resolver estos problemas comunes con habilidad y delicadeza. Recuerda que es mucho mejor descubrir los problemas lo más pronto posible que después de haber aceptado la oferta y comenzado el trabajo.

7. Restricciones presupuestarias

También es importante ser sincero con el presupuesto. Cuanto más puedas eliminar las sorpresas, mejor para todas las partes implicadas.

8. Qué buscas en los posibles proveedores

Otra forma de reducir o eliminar las sorpresas es explicar exactamente lo que buscas en los posibles contratistas.

Todo lo que tienes que hacer es describir lo que es más importante para tu proyecto (ya sea: el tiempo, la solución, el presupuesto, etc.) y mostrar cómo vas a evaluar sus propuestas en función de ello.

Pronto te mostraremos cómo se hace, pero antes hay que añadir una cosa más: una carta de presentación de la RFP. Al igual que una carta de presentación de tu currículum vitae, una carta de presentación para una RFP crea una imagen profesional para tu marca y establece el tono para los posibles vendedores.

Ejemplos de cartas de presentación en respuesta a tus RFP

Si has emitido una RFP y estás recopilando respuestas, es posible que te preguntes cómo saber si una de ellas es la mejor.

Veamos algunos ejemplos sobresalientes de respuestas a RFP que tu has emitido:

1. Respuesta general a una RFP para servicios de diseño web

Estimado [autor de la RFP]:

En relación con su solicitud de propuesta (RFP), [nuestra empresa] está encantada de tener la oportunidad de ofrecerle servicios de diseño web.

Tras haber trabajado con [breve lista de clientes anteriores], creemos que una asociación con [empresa a la que se dirige] tendría un enorme impacto en la satisfacción de sus clientes y en sus resultados.

Como uno de los principales proveedores de [sector del cliente] de [servicio principal del cliente], usted sabe lo importante que puede ser esta época del año para sus clientes. En promedio, el costo de la entrega es de [$$$], y estamos comprometidos con [declaración de la misión del cliente].

A medida que estos desafíos se vuelven más comunes, es cada vez más importante proporcionar a los clientes un sitio web potente y optimizado para SEO para atraer nuevos prospectos. Con esto en mente, [nuestra empresa] se propone ayudar a [nombre del cliente] de la siguiente forma:

(Video) Secrets to a Winning Bid: How to Bid on LPTA and Best Value Contracts

  • Crear un sitio web útil que sea limpio, fácil de usar y que responda a los dispositivos móviles para que los visitantes de la web tengan una fuerte primera impresión de su marca independientemente del dispositivo que utilicen para encontrarlo.
  • Le ayudamos a reforzar la identidad de la marca mediante un nuevo logotipo y una nueva paleta de colores cohesionada.
  • Garantizar que cada una de sus páginas web esté optimizada para el SEO para posicionarse rápidamente, lo que atraerá a nuevos clientes a su sitio web y demostrará su liderazgo en el sector.

Como se indica en el resumen ejecutivo, [nuestra empresa] pretende ayudar a [nombre del cliente] [breve alusión a los beneficios del cliente expuestos en el resumen ejecutivo]. Para ello, nuestro equipo ha esbozado una propuesta de resultados, un orden de operaciones, la división del trabajo y las fechas previstas de finalización para garantizar el éxito de la asociación entre [su empresa] y [nombre del cliente].

Para recapitular, vea a continuación un breve resumen de los servicios incluidos en esta asociación.

Este ejemplo de respuesta explica de forma clara y sucinta cómo el servicio del proveedor resolverá los puntos críticos que necesita el comprador a la hora de crear un sitio web sólido. Al describir las principales ventajas, se muestra al cliente cómo se le dará prioridad y se centrará en sus necesidades para realizar el trabajo.

2. Empresa de producción de videos que ofrece sus servicios

¿Qué es una RFP? Conoce su significado, usos y ejemplos (2)

Nuestros objetivos:

Nuestro objetivo para este proyecto es el compromiso: llegar a un público con contenidos interesantes, provocativos, auténticos y, sobre todo, atractivos. El contenido debe tener un alcance limitado, es decir, no vamos a abrumar a nuestro público con toneladas de detalles, sino que contaremos historias muy específicas con las que el espectador pueda relacionarse. Una vez que hayamos captado al espectador, podemos ofrecerle material adicional -hechos y cifras, llamadas a la acción- que le proporcionen información específica.

Al responder a una RFP de una empresa, Paul Horton Visuals optó por crear una página web completa dedicada a la «carta de presentación». El formato de la página web permitió al equipo de Paul Horton crear un video de muestra completo para mostrar lo que pueden hacer.

La página también incluye un video embebido que destaca los puntos fuertes de Paul Horton: la producción de video.

Ahora te toca a ti darle significado a una RFP

Ahora que tienes una idea más clara de lo que es una solicitud de propuesta y de cómo crear la primera, estás listo para empezar.

Siéntate con tu equipo para definir los detalles del proyecto, los objetivos y el alcance del trabajo. A continuación, determina cuándo debe completarse el proyecto y el presupuesto antes de pasar a la fase de redacción.

¿Qué es una RFP? Conoce su significado, usos y ejemplos (3)

¿Qué es una RFP? Conoce su significado, usos y ejemplos (4)

Publicado originalmente el 06 de enero de 2022, actualizado el 20 de enero de 2022

FAQs

¿Qué es RFP en inglés? ›

Las siglas "RFP" (Request for Proposals en inglés) significan invitación o convocatoria para enviar propuestas de proyectos. Cuando una oficina gubernamental o una fundación donante emite un nuevo contrato o programa de subvenciones, envía RFPs a agencias que podrían estar calificadas para participar.

¿Qué es un evento RFP? ›

Una solicitud de propuestas (en inglés, request for proposal, abreviado RFP) es una petición, realizada a menudo a través de un proceso de licitación, de parte de una agencia o compañía interesada en el aprovisionamiento de una mercancía o servicio, a proveedores potenciales.

¿Qué es un RFP y RFQ? ›

Mientras que una RFQ es una solicitud de presupuesto, una RFP es una solicitud de propuesta. La principal diferencia es el propósito: una RFQ se envía cuando se sabe exactamente qué producto/servicio se quiere, y realmente solo se necesita saber el precio.

¿Cuál es la respuesta a un RFP? ›

¿Cómo organizar su respuesta a una RFP?
  1. La situación del proyecto y del mercado.
  2. Los patrocinadores del proyecto (proveedores, contratistas...)
  3. Los objetivos del proyecto y los resultados esperados.
  4. El calendario previsto del proyecto.
  5. Los recursos internos del cliente potencial.
  6. La preparación del cliente potencial.

¿Qué debe tener un RFP? ›

El RFP, Request for Proposal, es un documento que contiene las bases y premisas para que los proveedores pre-seleccionados realicen sus propuestas técnicas, funcionales, de proyecto y económicas.

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Author: Kerri Lueilwitz

Last Updated: 02/20/2023

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